Administración de licencias de Office 365
Cuando se trata de la administración de licencias de Office 365, las empresas se enfrentan a dos costosos desafíos:
- Compra en exceso: su cantidad total de licencias supera la cantidad asignada.
- Poca utilización: la escasa adopción por parte de los usuarios implica que las licencias asignadas queden sin usar.
La compra en exceso consume dinero que se podría destinar mejor a otros fines y la poca utilización frustra el objetivo de la inversión, que es mejorar la productividad de los usuarios. Para abordar estos desafíos, se necesita una administración eficaz de las licencias de Office 365 y estrategias de adopción por parte de los usuarios que deben sustentarse en datos sólidos. A su vez, un enfoque orientado a los datos requiere el conjunto de herramientas adecuado para recopilar, presentar y utilizar esta información.
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¿Qué costo tiene la administración deficiente de las licencias de Office 365?
Al examinar nuestra base de datos Quadrotech Nova, encontramos cifras impactantes que ponen de manifiesto el verdadero alcance del problema de la administración de licencias de Office 365. Si tomamos la licencia de Office 365 E3 como un buen indicador del costo estándar, esto presenta una oportunidad de mucha importancia para dimensionar correctamente las licencias.
3,4 M
Usuarios de O365 analizados
18 %
Licencias no utilizadas
$150K
Promedio Gasto de la licencia E3 desperdiciado
Administración del ciclo de vida de las licencias de Office 365
Informes de licencias de Office 365
Los informes de licencias completamente detallados en Quadrotech Nova detectan las licencias de Office 365 no utilizadas y asignadas incorrectamente. Utilice esta información para optimizar su gasto en licencias y destacar dónde debe rebajarlas, reasignarlas o fomentar su adopción.
Quadrotech Nova combina los informes de uso de Office 365 de múltiples fuentes (Teams, OneDrive, SharePoint Online, entre otros) con una amplia biblioteca de gráficos, lo que le permite visualizar el uso y las asignaciones de licencias en visualizaciones de líneas de tiempo, gráficos, y más.
Las vistas granulares de las líneas de negocio están habilitadas por los límites empresariales virtuales, que definen el alcance de la información que los individuos pueden ver.
Delegación y administración de políticas
Las políticas de licencia permiten delegar la función de aplicar las licencias de Office 365 y automatizar según la política. La política puede establecerse en grupos de Active Directory o, en el caso de las implementaciones exclusivamente en la nube, se pueden crear unidades organizativas virtuales y asignar las licencias en consecuencia.
La delegación permite que la asignación de licencias recaiga en los administradores o incluso en los directores de departamento para que asignen las licencias a sus equipos en función de las necesidades de su departamento, lo que se traduce en un menor desperdicio de licencias.
A modo de ejemplo, a un administrador delegado se le puede asignar una cantidad permitida de licencias de Microsoft PowerBI Pro, Visio y Project. Cuando se solicita una licencia, el gerente (o el administrador de las licencias) aplicará la licencia correspondiente y se eliminará de su cantidad permitida.
Facturación interna
Muchas empresas tienen dificultades para alinear sus gastos de licencias con las unidades de negocio debido a la gran cantidad de trabajo manual que conlleva la elaboración de los informes. De este modo, se dificulta la capacidad de ofrecer una facturación interna eficaz.
Los informes de licencias de Quadrotech Nova extraen los datos necesarios para llevar a cabo la facturación interna informando datos, como el tipo de licencia, la unidad de negocio, la empresa, el país y el administrador. Así, podrá definir o perfeccionar su modelo de devolución, y facturar por línea de negocio o grupo de usuarios, según sea necesario.