Gestion des licences Office 365
En matière de gestion des licences Office 365, les organisations font face à deux défis coûteux :
- Surachat : le total des licences dépasse le nombre de licences attribuées.
- Sous-utilisation : un faible taux d’adoption indique que certains utilisateurs ne se servent pas de la licence qui leur est attribuée.
Le phénomène du surachat implique que des budgets pourraient être alloués à d’autres postes, tandis que celui de la sous-utilisation met en échec l’objet même de l’investissement, qui vise à améliorer la productivité des utilisateurs. Relever ces défis suppose de mettre en place une gestion efficace des licences Office 365, mais aussi des stratégies d’adoption auprès des utilisateurs, qui doivent reposer sur des données solides. La définition d’une approche axée sur les données repose quant à elle sur le choix d’outils appropriés pour recueillir, présenter et faire bon usage de ces informations.
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Combien coûte une mauvaise gestion des licences Office 365 ?
En passant en revue notre base de données Quadrotech Nova, nous avons remarqué des chiffres alarmants qui mettent en lumière la véritable ampleur du problème de gestion des licences Office 365. En choisissant la licence Office 365 E3 comme indicateur de coût standard, nous voyons clairement qu’il serait judicieux de réajuster l’utilisation des licences.
3,4M
d’utilisateurs d’O365 analysés
18 %
de licences inutilisées
$150K
gaspillés en moyenne sur le coût des licences E3
Gestion du cycle de vie des licences Office 365
Création de rapports sur les licences Office 365
Avec Quadrotech Nova, les rapports détaillés sur les licences permettent de détecter si des licences Office 365 ne sont pas utilisées ou ne sont pas correctement attribuées. Utilisez-les pour optimiser votre budget dédié aux licences et identifier les domaines dans lesquels effectuer une mise à niveau descendante, réattribuer des licences ou inciter à l’adoption.
Quadrotech Nova offre des rapports sur l’utilisation d’Office 365 issus de sources multiples (Teams, OneDrive, SharePoint Online, etc.), accompagnés d’une vaste bibliothèque graphique qui vous permet ainsi de visualiser votre utilisation et votre distribution des licences sur des frises chronologiques, des diagrammes et autres.
Des frontières métier virtuelles permettent d’obtenir des vues détaillées par unité d’exploitation, et définissent la quantité d’informations auxquelles les utilisateurs ont accès.
Gestion de la délégation et des stratégies
En créant une stratégie en matière de licences, vous pouvez déléguer l’application des licences Office 365 et l’automatiser en fonction de vos stratégies. Vous pouvez faire reposer votre stratégie sur des groupes Active Directory ou, pour les implémentations hébergées uniquement sur le Cloud, vous pouvez créer des unités organisationnelles virtuelles et attribuer les licences en fonction.
Grâce à la délégation, vous pouvez transférer la tâche d’attribution des licences aux administrateurs ou même aux chefs de service qui répartiront les licences au sein de leurs équipes en fonction des besoins, entraînant ainsi un moindre gaspillage des licences.
Imaginons, par exemple, qu’un responsable délégué bénéficie d’un quota de licences Microsoft PowerBI Pro, Visio et Project. Lorsqu’il reçoit une demande de licence, le responsable (ou l’administrateur des licences) applique la licence correspondante, qui est alors retirée de son quota.
Facturation interne
De nombreuses organisations peinent à aligner les coûts des licences aux divisions de l’entreprise en raison de l’important travail manuel nécessaire à la création des rapports. Ce phénomène entrave leur capacité à produire des rapports de facturation interne efficaces.
Les rapports sur les licences de Quadrotech Nova permettent d’extraire les données indispensables à la facturation interne en compilant de nombreux détails, comme le type de licence, la division, l’entreprise, le pays et le chef de service. Vous pouvez ainsi définir ou affiner votre modèle de rétrofacturation et facturer par unité d’exploitation ou par groupe d’utilisateurs, selon vos besoins.